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Facing the Engineers, Folge 1: Planung mit zusätzlichen Ressourcen

Facing the Engineers - Folge 1: Planung mit zusätzlichen Ressourcen Facing the Engineers - Folge 1: Planung mit zusätzlichen Ressourcen P. Margaritoff

Du möchtest externe Dienstleister beauftragen, vielleicht weil Dein Projekt in Verzug geraten ist, oder die Aufgabe nicht in der Kernkompetenz Eures Unternehmens liegt? Was solltest Du beachten …

Ausgangslage

Nehmen wir mal an, Du hättest Deine Projektmitglieder zur wöchentlichen Projektbesprechung versammelt, um den Projektstand und das weitere Vorgehen zu besprechen.

Während in der letzten Woche noch alle bekräftigten, „fast fertig“ zu sein, fragst Du heute genauer nach. Lücken offenbaren sich. Lücken? Krater! Schwarze Löcher, sozusagen. Und das, wo das Projekt, Dein Entwicklungsvorhaben, doch schon kurz vor der Fertigstellungs-Deadline stehen muss. Der Messetermin oder die Markteinführung stehen unverrückbar vor der Tür. Und Du stehst vor einem vermeintlichen Scherbenhaufen.

Leere Toilettpapierrolle auf Halter

Lösungsansatz

Was tun?

Na klar, externe Hilfe muss her, und zwar pronto.

Also flugs bei Kollegen, dem Einkauf oder LinkedIn nachfragen, oder auch die Suchmaschine Deiner Wahl anwerfen. Du findest mögliche Entwicklungsdienstleister – oder auch Personaldienstleister – und tatsächlich werden Dir auf Anfrage zusätzliche Ressourcen angeboten.

Mann mit gehobenem Zeigefinger gestikuliert: Gute Idee.Problem gelöst.

Problem gelöst?

Der weitere Verlauf

Dein Projektteam ist überlastet und nicht besonders gut gelaunt. Du kommst beschwingten Schrittes, verkündest strahlend die zugekaufte Unterstützung und weist Dein Projektteam an, die neuen Ressourcen einzuweisen und deren Arbeitspakte zu spezifizieren. Denn die Newcomer sind fachlich exzellent, professionell und voller Elan, aber ahnungslos bezüglich Deiner Projektinhalte. Die nicht besonders gute Laune Deines Teams entwickelt sich nach Deiner Ansage nicht besonders gut weiter. Grummelnd kümmert sich Dein Projektteam um die Neuzugänge. 

Merkst Du’s?

Während die hinzugekauften Ressourcen sich in die Projektmaterie einarbeiten und dabei Zeit Deiner vermutlich genervten Projektmitarbeiter fressen, geht die Bearbeitungsgeschwindigkeit Deines Projekts gegen 0.

Auch bei bestem Willen und Können hat Dein Dienstleister nicht mehr die Möglichkeit, Deine Wunsch-Deadline für die ihm zugedachten Arbeitspakete zu erfüllen und ein fairer Entwicklungspartner wird Dir das auch von vornherein schon vor der Auftragsvergabe deutlich sagen.

Mehrere Monate später

Die Messe oder der ursprüngliche Markteinführungstermin sind längst Geschichte. Nun ist auch der Rest der Firma nicht besonders gut zu sprechen auf Dich. Aber nach einem langen Durchschwinger kriegt Dein Projekt schließlich ein halbes Jahr später die Kurve. Alle strahlen und klopfen sich auf die Schulter. Schließlich kann das Produkt ja auch auf der Messe im kommenden Jahr vorgestellt werden.

Die Moral

ADDING MORE PEOPLE TO A LATE PROJECT MAKES IT LATER! 

Finger an den Zeigern einer Uhr

(Erfahrene Projektleiter haben das meist schon verinnerlicht, aber man muss nicht jeden Fehler selbst machen.)

Einem fast gegen die Wand gefahrenen Projekt Ressourcen hinzuzufügen, bewirkt oft das Gegenteil des gewünschten Effekts. Anstelle einer Projektbeschleunigung tritt ein Bremseffekt ein.

Ressourcen zu ergänzen ist natürlich trotzdem eine sinnvolle Idee. Sie muss aber zur rechten Zeit umgesetzt werden. Beobachtet Euren Projektverlauf sorgfältig. Gebt Euch nicht mit pauschalen Aussagen zu Projektfortschritten zufrieden, sondern fragt minutiös nach.

Steuert nicht so spät wie möglich, sondern so früh wie möglich gegen und bindet externe Hilfe ein, sobald ein Projektverzug erkennbar wird. (Idealerweise wisst Ihr nach der Planung gleich zu Projektbeginn, dass Ihr Unterstützung benötigen werdet. ) Dann ist auch noch Zeit und Ruhe für die Einarbeitung. Dazu kommt, dass die externen Helfer effizienter eingesetzt werden:

  • Je früher der Projektstand bei der Einarbeitung, desto weniger Zeit kostet sie.
  • Deine Crew kann sich die notwendige Zeit für die Einarbeitung nehmen.
  • Da die externen Helfer früh eingebunden wurden, folgen noch mehr zu durchlaufende Projektphasen und offene Tätigkeiten im Projekt. Die externen Helfer können also bei mehr Restarbeiten helfen und das Kosten-Nutzen-Verhältnis verbessert sich.
  • Ihr könnt zeitgerecht sinnvolle Arbeitspakete definieren und spezifizieren, die Ihr vergeben möchtet.